Jasa event organiser kini telah semakin berkembang di Indonesia. Hal ini terjadi karena semakin berkembangnya gaya hidup dan cara hidup saat ini. Hampir semua kegiatan atau event yang ada bisa dikerjakan oleh jasa ini. Kegiatan yang dilakukan bisa berupa kegiatan yang berkaitan dengan perseorangan dan kelompok, maupun kegiatan yang diselenggarakan oleh instansi dan perusahaan. Cara kerja event organiser yang efektif dan efisien akan sangat membantu kelancaran kegiatan yang dilakukan.
Untuk menyelenggarakan event atau kegiatan tertentu, biasanya akan memerlukan konsep yang matang agar kegiatan berjalan dengan baik. Untuk itu diperlukan kepanitiaan yang sesuai dengan kegiatan tersebut. Kita bisa menggunakan event organiser dalam keseluruhan kegiatan, maupun pada sebagian kegiatan saja. Karena itu, kita bisa membentuk panitia lokal serta menggunakan jasa event organiser pada saat bersamaan. Tarif event organiser merupakan salah satu pertimbangan untuk penggunaan jasa ini.
Apabila tarif tidak menjadi masalah, maka kita bisa tetap menggunakan panitia lokal dan event organiser sekaligus agar kegiatan berjalan sesuai dengan rencana. Panitia lokal dan pihak event organiser akan bekerja sama untuk membangun konsep acara. Dengan konsep yang jelas dan terarah, maka operasional kegiatan akan bisa berjalan dengan lancar. Selain untuk kelancaran kegiatan, pembahasan menyeluruh dan detail juga akan membuat kita bisa mengestimasi budget yang harus dijalankan untuk kegiatan tersebut.
Cara kerja event organiser menggunakan prinsip kerja manajemen pada umumnya. Hal itu dilakukan agar kegiatan bisa dilakukan sesuai dengan konsep dan keinginan pengguna jasa event organiser tersebut. Dengan pengelolaan kegiatan yang baik, maka hal yang tidak diinginkan bisa terhindar sehingga acara bisa lancar dilakukan. Untuk itu, biasanya ada beberapa tahapan yang dijalankan oleh event organiser agar acara bisa berjalan. Beberapa tahapan tersebut meliputi hal sebagai berikut.
Perencanaan
Pada tahap perencanaan ini, pihak EO (Event Organiser) biasanya akan melakukan koordinasi dengan pengguna jasa jauh hari sebelum acara dilakukan. Hal tersebut untuk membahas rencana kegiatan dan alternatif bila terjadi kendala.
Pelaksanaan
Pada saat pelaksanaan kegiatan EO akan melakukan sesuai dengan kesepakatan yang dibahas saat perencanaan. Detail kegiatan seperti rangkaian acara beserta kebutuhan lain selama acara akan dipenuhi agar acara berjalan dengan sempurna.
Monitoring dan Evaluasi
Pada tahap ini, dilakukan selama acara dan setelah acara berakhir. Monitoring selama acara dilakukan agar mengantisipasi perubahan acara karena faktor teknis atau lainnya. Manajemen event organiser juga akan memberikan hasil evaluasi pada pengguna jasa untuk mengukur tingkat keberhasilan acara.
Cara kerja event organiser dalam mengelola sebuah acara bisa berbeda antara satu EO dengan lainnya. Hal tersebut terjadi karena sistem manajemen, dan pengalaman EO yang berbeda-beda. Namun demikian, untuk mengadakan kegiatan menggunakan EO, sebaiknya terjadi diskusi yang detail dan terbuka antara pengguna dan penyedia jasa agar acara bisa diselenggarakan dengan baik. Untuk menjaga kenyamanan sebaiknya kedua belah pihak membuat surat perjanjian kerja secara detail dan disetujui oleh pihak-pihak yang ada.
